海南科技职业大学关于使用维普论文（设计）管理系统的有关规定（试行）

 

第一章  总  则

第一条 为规范本科毕业设计（论文、创作）管理工作，强化过程监督与质量保障，充分利用信息化手段提升管理效率，实现毕业设计（论文、创作）全流程无纸化、网络化管理，确保毕业设计（论文、创作）（以下简称“毕设”）工作科学化、规范化、标准化，切实提高人才培养质量。

第二条 本规定适用于学校各学院本科专业参与毕业设计工作的全体师生。

第三条 维普毕业论文（设计）管理系统（以下简称“维普毕设系统”）是一个集论文检测、教师审阅、辅助学校论文统一管理的一体综合管理平台。系统根据学校工作流程进行配置，灵活匹配用户需求。

第二章  系统主要功能介绍

第四条 基本功能

系统功能覆盖毕设工作的全部流程，包含组织管理、选题、任务书、开题报告、中期检查、论文写作、评阅、答辩、抽检数据处理等。

第五条 师生交互

师生提交、审核、批量审核、回退、修改等操作均有历史记录，同时记录操作时的状态。可设置指导教师指导次数，加强师生联动。

第六条 多端协同

系统支持PC端、移动端小程序服务同步处理相关任务。

第七条 流程指引

主页显示毕业论文（设计）的工作流程，并对待处理的流程突出显示，点击即可跳转至对应页面处理，提醒师生按时顺利完成各阶段工作。

第八条 在线批注

支持对稿件进行在线批注并展示在查看页面，及时反馈审批意见至学生端，增加线上使用的便捷性。

第九条 电子签名

提供电子签名功能，签字环节实现无纸化操作。

第十条 过程文件

系统可自动生成使用中所有过程文件，并支持多种格式的文件导出。

第十条 质量检测

系统内嵌论文检测、格式检测、AIGC检测等质量检测工具，用户可在指定环节使用，并支持自主设置相关检测通过率。

第十一条 数据分析

可统计完成总数、完成状态、类型占比等数据指标，用户可自定义统计分析维度，为教学质量评价提供数据支持。

第十二条 论文外审

能够直接提取送审论文的原文、检测报告等全部过程化文件，高校可定制评审要素，同时支持自动盲评，帮助用户更快捷地完成校内毕业论文外审工作。

第十二条 根据教育部抽检工作要求，生成上报数据，支持多种数据校验方式，提供数据及相关文件导出。

第三章  账号与权限管理

第十三条 学校维普毕设系统根据实际需要，设有学校管理人员、教学副院长、教学秘书、开题评审组长、答辩小组组长、答辩委员会主任、系主任、专业负责人、评阅教师、指导教师、学生等共计11个系统功能角色。

1.学校管理员

由教务处相关业务人员担任，拥有校级系统最高管理权限，负责平台初始化配置（流程规则、查重标准、时间节点）及分配和管理下级用户（如二级管理员及子账户），例如添加、删除或调整用户权限；监控全校毕设进度与数据统计（如选题率、查重合格率）；处理学院间争议申诉，监督各学院工作合规性，制定校级毕设各类过程性材料模板；有权查看全校毕设运行状态和各环节毕设数据，对各学院毕设工作进行监督与指导。

2.教学副院长

由各学院教学副院长担任，拥有本院系统的管理监督权限。负责监控本院毕设工作的整体进度与质量，审批本院内的流程（如开题报告、中期报告等），督促和指导学院内教学秘书、专业负责人、系主任、评阅老师、指导老师等履职情况，可查看本院所有环节的毕设数据与运行状态，协调资源配置（如答辩分组、评阅分配），确保学院进度符合校级要求。

3.教学秘书

由学院负责毕设专项工作的管理人员担任，拥有本院毕设工作的过程管理权限。主要负责在系统中执行具体的行政事务，如协助教学副院长分配任务、设置时间节点、管理学生与教师的基础信息、审核材料形式、发布通知、安排答辩、汇总上报数据、处理流程异常等，是保障本院毕设流程顺畅运行的操作角色。

4.开题评审组长

由指定的专家或负责人担任，拥有开题评审环节的组织与管理权限。负责协调评审进度、汇总评审意见与结论，并对本组评审工作的质量与规范性进行把关。

5.答辩小组组长

由各答辩小组的负责人担任，拥有特定小组答辩环节的组织与执行权限。具体负责主持本小组的答辩全过程，协调答辩顺序、组织提问与评议、汇总小组成绩与评语、初步拟定答辩结论，并提交答辩小组成绩至答辩委员会主任审批。

6.答辩委员会主任

通常由学院分管领导或资深教授担任，拥有全院毕设答辩工作的最高决策与监督权限。负责审批各专业答辩工作的总体安排、任命答辩小组组长、审定答辩成绩争议、最终裁决答辩结论、审核及推荐院级优秀毕设、监督答辩过程的学术规范性与公平性。

7.系主任

由各系部主任担任，确保选题与培养目标匹配，包括审核选题、发布选题及审核专业负责人提交的中期检查报告。

8.专业负责人

由特定专业负责人担任，主要负责本专业毕设的具体组织与质量监控。如审核选题的专业符合度及选题变更情况、提交中期检查报告等。

9.评阅教师

由指定的专业教师担任，拥有评阅权限。负责在盲审或交叉评阅环节中，根据分配到的评阅任务对学生的毕设成果进行审阅、评分并撰写评语，但其权限通常仅限于被分配的评阅任务，不参与其他管理功能。

10.指导教师

由承担毕设指导任务的教师担任，拥有指导权限。负责全程指导所带学生，包括申报/修改选题、审核学生选题、下发任务书、审核学生提交的开题/中期/论文稿并反馈意见、批阅文稿、填写过程指导记录与评语、评定成绩等，其权限主要围绕自己所指导的学生。

11.学生

由参与毕设的学生担任，拥有个人毕设操作权限。负责在系统中完成全部个人任务，包括提交选题申请、接收任务书、提交开题报告、各类过程文稿、毕设稿件、查重等，查看教师评语与通知，并参与答辩安排等，是其个人毕设流程的核心操作主体。

第四章  毕设系统管理流程

第十四条 维普毕设系统管理流程包括账户基础数据设置阶段、选题与开题阶段、论文写作（创作）阶段、答辩资格评阅阶段、答辩与评优阶段、抽检与整改阶段。

1.账户基础数据设置阶段

本阶段为系统运行的准备期，主要由学校管理员和教学秘书操作。此阶段目标是搭建起毕设工作的组织框架和规则基础，流程包括：

（1）依据毕业年级和专业信息，在系统中初始化学生、指导教师、专业负责人、系主任、开题评审组长、教学副院长等账户；

（2）配置各学院、专业、班级的组织架构；设置毕设工作的整体时间线（如各环节起止日期）；

（3）由专业负责人、系主任、教学副院长完成指导教师的资格认定和分组。

2.选题与开题阶段

本阶段是毕设工作的启动与方向确认环节，核心目的是确保课题质量和研究方案的可行性。流程包括：

（1） 指导教师或学生申报选题；

（2） 专业负责人和系主任审核和确认选题，形成毕设选题指南库，并发布选题；

（3） 学生选择或申请课题，并与指导教师达成双选意向；

（4） 指导教师发布任务书，学生接收任务书并在指导教师指导下撰写并提交《开题报告》；

（5） 指导教师初审《开题报告》后，由开题评审组长组织评审小组进行在线或线下评审，给出评审意见（通过〈修改后通过〉/不通过）。

3.论文写作（创作）阶段

本阶段是历时最长、以学生和指导教师为核心的过程阶段。流程包括：

（1） 学生根据任务书计划和开题报告计划，分阶段撰写毕设文稿并提交至系统；

（2） 指导教师在线审阅学生提交的稿件，填写指导日志，督促学生按时保质完成写作（创作）；

（3） 教学秘书和专业负责人、教学副院长应监控本阶段的总体进度，对进展缓慢的师生进行预警。

4.答辩资格审阅阶段

本阶段在毕设定稿后、答辩前，学院审查学生符合答辩资格后，进入评阅环节，评阅通过是取得答辩资格的前提。流程包括：

（1） 指导教师作为第一评阅人，完成所指导学生的毕设评阅工作并给出评阅成绩，指导老师评阅成绩权重占总成绩的40%；

（2） 系统随后（通常由教学秘书操作）将毕设分配给评阅教师进行交叉评阅或盲审，交叉评阅成绩权重占总成绩的30%；

（3） 评阅教师独立打分并撰写评语。若评阅教师评分差异过大，可能启动第三评阅或由专业负责人介入仲裁。

5.答辩及评优阶段

本阶段是毕设成果的最终考核环节。流程为：

（1） 学院制定答辩工作方案，教学秘书根据答辩工作方案，汇总评阅成绩并公布最终获得答辩资格的学生名单，设置答辩分组，公布答辩行程安排；

（2） 答辩委员会主任审批总体安排，答辩小组组长负责具体小组的答辩过程，学生在答辩现场进行陈述并回答提问，答辩小组现场记录答辩评分和意见（可在线录入系统，也可事后整理录入系统）；

（3） 答辩小组组长汇总成绩，答辩委员会主任对答辩结果进行最终审定和发布；

（4） 符合优秀毕设的学生自主申请优秀毕设，经指导教师推荐，答辩小组组长审核，答辩委员会主任同意后，在学院内公示院级优秀毕设，并推荐报送校级优秀毕设。

6.抽检与整改阶段

在答辩结束后，进入质量监控与归档阶段。流程包括：

（1） 学院层面按不低于本科毕业生人数50%的比例从系统中随机抽取毕设，组织专家进行质量抽检；针对抽检或答辩中存在问题的毕设，下达整改意见；学生在指导教师监督下完成修改并提交院级抽检整改后的最终稿，指导教师负责审核；

（2） 教学秘书负责收集学院毕设工作的过程材料，并将电子版统一上传至毕设系统归档，教学副院长根据毕设工作的整体情况，形成本院本届毕设工作总结，并提交至毕设系统；

（3） 学校层面按不低于本科毕业生人数10%的比例从系统中随机抽取毕设，组织专家进行质量抽检；针对校级抽检存在问题的毕设，下达整改意见；学生在指导教师监督下完成修改并提交校级抽检整改后的最终稿，指导教师负责审核；学校管理人员组织校级抽检整改后的终稿查重检测。

第五章  监督与考核

第十五条 教务处依托维普毕设系统，对毕设系统中的全过程进行数字化监督与量化考核。考核结果作为学院年度教学考评、教师教学工作量和职称评定、学生毕业资格审核的重要依据。

第十六条 过程进度监督与考核

学校管理人员和学院管理人员根据学校各环节工作进度安排，适时监督各环节关键时间节点的完成率，对进度滞后的学院、专业或个人进行预警，对严重逾期的学院开具不符合项。重点监督以下环节的完成情况：

1.选题与开题阶段：监督选题发布完成率、学生选题确认率、任务书下达率、开题报告提交与评审完成率；

2.毕设写作（创作）阶段：监督中期检查提交完成率、指导教师指导日志记录情况（每月不少于2次）；

3.答辩资格审阅阶段：监督毕设提交率、查重检测完成率、评阅分配与完成率；

4.答辩与归档阶段：监督答辩成绩录入及时率、最终稿提交完成率。

第十七条 操作规范性监督与考核

1.所有用户的操作行为均在系统留有操作记录。教学秘书、教学副院长应定期检查流程规范性，重点监督选题审核、开题报告质量、评语撰写质量、答辩成绩评定、评审意见针对性等环节；

2.对未按规定操作（如指导教师未审阅即通过、评审意见过于简单敷衍）或私自越权限操作的行为，记入教学工作考核，情节严重的按教学事故处理；

3.教务处定期对各学院的操作规范性进行抽查，并将结果纳入学院年度考核。

第十八条 质量标准监督与考核

1.质量标准监督

（1）教务处层面：教务处组织校级督导专家对各学院毕设质量进行定期检查，重点材料完整性、学术规范性、格式规范性及其他各项数据标准是否达标等；

（2）学院层面：学院应建立完善的毕设质量监控机制，专业负责人、系主任应对选题质量、任务书规范性、开题报告质量、毕设终稿及所有过程材料等进行全程监督，重点检查师生的各项毕设过程性材料是否完整，是否漏填、错填、多填等，教学副院长应组织专家对中期检查、毕设写作（创作）等环节进行随机抽查，确保各环节材料规范并符合质量要求；

（3）指导教师层面：指导教师须对其所指导学生的毕设质量负直接责任，应严格按照学校和专业质量标准与要求，对学生的选题意义、研究内容、方法路线、成果质量、写作（创作）规范等进行全面指导和审核，确保所指导的毕设符合专业培养目标和质量标准；

（4）学生层面：学生是毕设质量的第一责任人，应严格遵守学术规范，独立完成毕设各项工作，确保提交的所有材料和最终成果真实、原创、符合格式与质量要求，并对内容的准确性和完整性负责。

2.查重标准和AIGC检测标准监督

（1）学校设定统一的文字复制比检测标准，毕设查重检测文字复制比不得超过25%（含）；

（2）学校设定统一的AIGC检测标准，AIGC检测不高于40%（含），AIGC生成内容检测结果作为论文原创性评价的重要参考，检测结果异常者需由学院学术委员会进行人工审核认定；

（3）查重和AIGC检测未通过者不得参加答辩，检测结果弄虚作假者按学术不端行为处理。

3.成绩评定标准监督

（1）成绩评定实行指导教师评阅（40%）、交叉评阅（30%）、答辩成绩（30%）的三权重制度，系统自动按权重计算总评成绩；

（2）“优秀”毕设的比例应控制在本院应届本科毕业生总数的5%以内，优秀毕业设计（论文）成绩不低于90分；

（3）评阅教师和指导教师须公正、客观地评分，教学副院长、专业负责人须监督成绩评定的公正性与规范性，对评分异常（如过高、过低或与其他评阅人差异显著）的情况进行复核与质询；

（4）教务处对各学院成绩分布情况进行宏观监控，对优秀率超标或成绩分布异常的学院进行重点核查。

第十九条 反馈与持续改进

1.教务处定期向各学院反馈监督与考核结果，包括各环节完成情况、质量抽检结果、操作规范性问题和成绩分布分析等；

2.各学院应根据反馈结果，针对存在的问题制定整改措施，并在规定期限内完成整改，形成书面报告提交教务处；

3.学校将根据年度监督考核情况和发现的问题，适时修订和完善毕设工作的相关规定与流程，持续提升毕设管理水平和质量。

第六章  附  则

第二十条 本规定由教务处负责解释和修订，各学院可根据本规定制定相应的实施细则。